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协同办公的优势及其特点

发表时间: 2019-02-14 08:58:07

运用OA协同办公的优势:


1、规范管理,提高工作效率


通过工作流系统,员工不用拿着各种文件、申请、单据(比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批)在各部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据实际情况来调整不合理的环节,为企业流程的重组提供有效的事实依据。


2、节省运营成本


OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公,无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。


3、消除信息孤岛、资源孤岛


OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。


4、促进知识传播


实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。


5、提高企业竞争力、凝聚力


员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。


为克服部门导向的网上办公给用户带来的不便,网上办公需要提升到高级阶段,即协同办公阶段。协同办公的网上公众服务应有如下特点:


1、目录采用应用导向而非部门导向。 公众能通过自己的应用政务服务需求经由政府统一网站入口,自动导向政府办事入口,不再需要事先了解政府各部门的职能。
2、需要多部门共同协办,用户申请后系统自动驱动多部门办理,不需用户分别对口驱动,各部门协同工作的业务自动完成。
3、为支持目录应用导向与部门协作业务自动驱动,各相关的业务系统将进行跨部门的整合,进行系统再造,通过减少数据冗余、流程改进来提高公共服务的效率。


管理范畴:


从管理对象来分,可以将管理分成业务管理和行为管理。


业务管理:更侧重于对组织的各种资源的管理,比如财务、材料、产品等相关的管理。


行为管理:更侧重于对组织成员行为的管理,以此而产生了组织的设计、机制的变革、激励、工作计划、个人与团队的协作、文化等等的管理。


企业的业务管理和行为管理应该是相辅相成的,就像人的两只手一样,要配合起来才能更好的发挥管理的作用。如果其中任何一只手出了问题,都会对管理的整体带来损失,甚至让企业管理停滞不前,受到严重的阻力。


定位:


相对应的,作为管理的工具,信息化软件也可以分为两大类:ERP软件系与协同软件系。


ERP软件系包括:财务软件、物流软件、CRM、HR、库存软件甚至各种行业性业务管理软件等,其作用主要是帮助企业业务管理推行落地的。


协同软件系包括:协同OA、HR、CRM、绩效、网络、门户、IM、邮件等,其作用主要是帮助企业实现行为管理落地的。


其他
协同办公管理功能包括个人事务、协同办公、信息中心、流程审批、知识管理、人事管理、行政管理、个性设置等七大功能平台,可实现任务布置、任务催办、手机短信提醒、邮件收发、公告通知、考勤管理、工作日志、工作计划、绩效考核、会议管理、网络硬盘等。

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